Una de las mejores formas de planificar un proyecto es a través de las Cartas Gantt. Este tipo de documentos sirven para saber en todo momento qué tareas hacer de forma muy sencilla. Básicamente, el diagrama de Gantt es una simple tabla donde se marcan las tareas y los plazos para realizar dichas tareas.
Una carta Gantt es un documento que muestra las tareas que se deben hacer en cada momento dentro de un proyecto. Para cumplir los objetivos del proyecto, hay una serie de fases que se deben ir completando.
Por ejemplo, si el proyecto consiste en publicar un libro las fases serían:
- Recopilación de la información.
- Planificación del índice.
- Redacción del contenido.
- Corrección del contenido.
- Maquetación del libro.
- Impresión del libro.
- Publicación y comercialización.
En este proyecto las fases van por orden, de modo que unas deben de realizarse antes que otras.
La asignación de costos es la parte financiera de la planificación. La Carta Gantt te permite planear las actividades de tu proyecto, del otro lado la asignación de costos te permite atribuir y asignar los costos respectivos a las actividades.
La asignación de costos comporte dos columnas principales:
- Partida de costos
- Actividades
Ahi puedes asignar los costos respectivos a cada actividad de tu proyecto.
En las partidas de costos, el costo total representa el costo total de la partida de costos. Su monto restante representa el dinero restante que puedes asignar.
¿Cuáles son los beneficios de hacer Cartas Gantt?
Las cartas o diagramas de Gantt tienen numerosos beneficios que nos pueden ayudar a ordenar las tareas, a optimizar el tiempo y a mejorar la productividad. En concreto, los principales beneficios son:
- Unifican en un único documento las tareas de todo el equipo, de modo que cada miembro conoce en todo momento sus tareas y las de sus compañeros, logrando así un mayor conocimiento tanto de las tareas propias como de las de los compañeros del grupo.
- Evitan confusiones. Cada miembro conoce exactamente qué es lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo, por lo que no hay pérdidas de tiempo en aclarar cuáles son los cometidos de cada uno.
- Aportan información sobre la fase en la que se encuentra el proyecto. Las cartas Gantt permiten al jefe del grupo conocer de forma rápida en qué fase de desarrollo se encuentra el proyecto del grupo de trabajo.
- Ayudan a ver qué defectos hay en la planificación de las tareas. Si hay algún fallo en la planificación el responsable de la carta podrá realizar las modificaciones que correspondan, de modo que será más complicado caer en el mismo error en futuros proyectos.
- Facilitan la distribución de recursos, y es que al ser un documento tan gráfico, el coordinador puede conocer en todo momento qué áreas son las que requieren de más recursos.
